Business Writing - Những sai lầm khi giao dịch qua E-mail

NHỮNG SAI LẦM KHI GIAO DỊCH QUA E-MAIL

Sự bùng nổ của email ngày nay thực chất ra sao? Đây có phải là kết quả khi mà toàn bộ thế giới quyết định sử dụng Internet như một công cụ giao tiếp kinh doanh chính? Có những nguyên tắc nào cho quản lý email và để trở thành một người sử dụng thư điện tử chuyên nghiệp và lịch sự nhất? Chắc chắn là có, nhưng không phải tất cả mọi người đều biết rõ.

Email đang dần trở thành một phần trong hình ảnh kinh doanh của các công ty giống như những chiếc áo bạn mặc trên người, những bức bưu thiếp bạn viết, lời chào trong voice mail và những cái bắt tay lịch thiệp. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu và xây dựng những mối quan hệ kinh doanh tích cực, hãy chú ý tới những nguyên tắc sử dụng email và tránh xa những sai lầm khi viết viemail lớn nhất sau đây:

1. Bỏ sót tiêu đề thư

Nhiều khi chúng ta thường không nhận ra được tầm quan trọng của tiêu đề thư. Một lá thư được gửi đi mà thiếu tiêu đề sẽ không có bất cứ ý nghĩa nào cả mà thậm chí khiến người nhận thấy khó chịu. Khi từng cá nhân sẽ nhận được rất nhiều email, thì tiêu đề thư là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn email của mình nhanh chóng được đọc. Tiêu đề thư đã trở thành một chìa khoá quan trọng quyết định email có được mở ra đọc hay không.

2. Tiêu đề thư không tương thích

Ví dụ, nếu bạn đang viết thư cho hãng xuất bản web, tiêu đề thư của bạn có thể là “Nội dung trang web”. Tuy nhiên, khi trang web của bạn phát triển và bạn gửi thêm các thông tin, các tiêu đề cũng cần được thay đổi, chẳng hạn như “thông tin liên lạc”, “hình ảnh” hay “trang chủ”.

Đừng luôn ấn vào nút “reply” trong mọi thời điểm. Việc thay đổi tiêu đề thư sẽ cho phép người nhận biết được nội dung cụ thể trong thư mà không cần phải kiểm tra lại họ đã gửi những gì trước đó.

3. Lời mở đầu thư không có ý nghĩa

Tiêu đề thư nên đi thẳng vào nội dung thông điệp, chứ không phải là ““Hi” hay “Xin chào”. Người nhận sẽ quyết định thứ tự mình sẽ đọc email căn cứ vào ai là người gửi và nội dung email là gì. Email của bạn sẽ có rất nhiều đối thủ cạnh tranh.

4. Không cá nhân hoá email của bạn tới người nhận

Email là không chính thức nhưng nó vẫn cần những lời chào theo đúng quy tắc viết thư. Hãy bắt đầu với “Thân gửi ….”, “Xin chào ….” Hay chỉ “Anh/chị…”. Thất bại trong việc đưa tên người nhận vào thư có thể khiến bạn và email của bạn trở nên lạnh lẽo.

5. Không quan tâm tới từ ngữ

Khi bạn giao tiếp mặt đối mặt với một ai đó, 93% thông điệp của bạn là không thành lời. Email không có ngôn ngữ cơ thể. Người đọc không thể thấy được khuôn mặt bạn hay nghe giọng điệu lời nói, vì vậy, bạn cần lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận và chuẩn xác. Bạn nên đặt mình vào vị trí của người khác và suy nghĩ xem từ ngữ của bạn có tác động tới họ ra sao.

<Nguồn: website "thietkeweb.com">

Trên đây là một số những sai lầm cơ bản rất dễ mắc phải khi sử dụng E-mail trong giao dịch, nhưng những lỗi mà bạn đã và đang gặp phải không chỉ có vậy.

Hãy đăng kí cùng chúng tôi để nhận được những thông tin vô giá giúp nâng cao kỹ năng của bạn.

ID... International Education JSC.,