SOẠN THẢO VĂN BẢN - BẠN ĐÃ VIẾT ĐÚNG???

Theo một cuộc khảo sát gần đây, có tới 90% nhân viên đang làm trong các doanh nghiệp không nắm vững (thậm chí không biết) những qui tắc này.

Câu hỏi này chắc chắn sẽ làm không ít người ngạc nhiên. Đây là thời buổi nào mà còn dạy cách gõ văn bản nữa. Hiển nhiên là công việc soạn thảo văn bản giờ đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người, tuy vậy thì không phải ai cũng nắm vững những qui tắc soạn thảo văn bản tưởng chừng đơn giản mà chúng tôi sắp trình bày sau đây.

1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.
Trong quá trình gõ văn bản, phần mềm đã tự động thực hiện thao tác xuống dòng. Nguyên tắc của việc này là để không làm ngắt đôi một từ. Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Hãy nhớ phím Enter chỉ dùng để kết thúc một văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này khác hẳn với thói quen đánh máy chữ. Với máy chữ, ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.
Một dấu trắng là đủ để phân cách các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ đã do phần mềm tự động tính toán. Bởi vậy, nếu ta dùng hơn một dấu cách giữa các từ, phần mềm sẽ không tính toán được khoảng cách chính xác giữa các từ. Cũng vì vậy, văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.
Ví dụ:
Sai: Hôm nay, trời  đẹp.
Đúng: Hôm nay, trời đẹp.

3. Các dấu ngắt câu phải được gõ sát vào từ trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Đây là lỗi mà nhiều người mắc phải nhất trong quá trình soạn thảo văn bản. Khi gõ các dấu (.), (;), (,), (:) do thói quen hoặc do không biết thường đặt dấu cách giữa các từ và các dấu này. Đây là một thói quen sai. Lý do đơn giản vì nếu những dấu trên không được gõ sát vào ký tự cuối cùng của từ, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời.
Ví dụ:
Sai:
Hôm nay ,trời lạnh quá!
Hôm nay , trời lạnh quá!
Hôm nay,trời lạnh quá!
Đúng: Hôm nay, trời lạnh quá!

4. Khi dùng các dấu mở ngoặc hay mở nháy, các kí tự tiếp theo phải viết sát vào các dấu này. Tương tự, với các dấu đóng ngoặc hay đóng nháy, cũng phải được viết ngay sau kí tự cuối cùng của từ.
Ví dụ:
Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện hữu ích với dân văn phòng.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện hữu ích với dân văn phòng.
Thư điện tử ( Email) là phương tiện hữu ích với dân văn phòng.
Thư điện tử(Email) là phương tiện hữu ích với dân văn phòng.
Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện hữu ích với dân văn phòng.

5. Lỗi khổ giấy.
Sinh viên hay đánh máy các bài tập đó trên Word nhưng không căn lại khổ giấy, thường để khổ giấy Letter (khổ giấy này rộng hơn nhưng ngắn hơn khổ A4, thường được mặc định khi vào Word) mà các máy in ở Việt Nam hiện thời chỉ in A4. vì vậy khi in ra nội dung bị đứt đoạn hoặc nhảy dòng, và tờ giấy in ra không cân đồi.

6. Lỗi căn lề.
Khi các bạn soạn thảo một bài tập nhóm, bài thực tập, luận văn (thường có nhiều trang và đóng thành cuốn), các bạn không căn lề để đóng nên lề trái (left) thường rất nhỏ khi đóng thành cuốn sẽ mất nội dung. Trước khi soạn thảo hãy làm tương tự như bước chỉnh khổ giấy nhưng vào sheet margins để căn lại. Lề chuẩn cho 1 trang in đóng cuốn là: Top: 2 cm; Bottom 2 cm; Left 3.0 hoặc 3.2 cm; Right 2.0 hoặc 2.2 cm.

<Nguồn: http://bktaynguyen.com/bkf/ >

Trên đây là những lỗi thường gặp cơ bản khi soạn thảo văn bản. Đối với những bạn đã biết thì đây là dịp để các bạn kiểm tra lại thói quen của mình. Còn đối với những bạn chưa biết, những qui tắc này chắc chắn sẽ rất hữu ích. Bởi đây là những qui tắc rất dễ nhớ và dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi chắc chắn bạn sẽ không bao giờ mắc phải những lỗi như vậy.

Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình!

Hãy đăng kí cùng chúng tôi để nhận được những thông tin vô giá giúp nâng cao kỹ năng của bạn.

ID... International Education JSC.,